PREMESSA
Il presente Codice Etico, adottato da GRUPPO ERREPI Srl (di seguito anche “Società”), è un insieme di principi e regole la cui osservanza da parte dei dipendenti e collaboratori è di fondamentale importanza per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della Società.
La sua finalità è tradurre in concreto i valori di correttezza, lealtà, integrità e trasparenza che devono improntare le azioni ed i comportamenti dei soggetti che operano per la Società.
A tale scopo, la Società si impegna a promuoverne e diffonderne la conoscenza, nonché a vigilare affinché le prescrizioni contenute siano rispettate intervenendo, in caso di necessità, con le azioni correttive ritenute più idonee.
Il presente Codice Etico è punto essenziale del “sistema dei controlli interni” della Società e costituisce parte integrante del Modello Organizzativo formalizzato ai sensi del D.lgs. n. 231/2001 definendo:
- principi generali che caratterizzano l’etica della Società e le linee guida che regolano i rapporti intrattenuti con tutte le controparti;
- norme applicative che descrivono il sistema di controllo per l’osservanza del Codice Etico e per il suo continuo miglioramento.
Il Codice Etico è portato a conoscenza dei dipendenti e di tutti coloro con i quali la Società intrattiene relazioni d’affari attraverso strumenti di comunicazione adeguati.
AMBITO DI APPLICAZIONE
Destinatari del presente Codice Etico sono i membri dell’Organo Amministrativo, i Dipendenti, i Collaboratori che prestano la loro opera a favore della Società e tutti coloro che operano per perseguirne gli obiettivi.
I destinatari del Codice Etico si astengono da attività, anche a titolo gratuito, comportamenti e atti incompatibili con gli obblighi connessi al rapporto intrattenuto con la Società.
La Società si impegna, nei rapporti con le sue controparti, a informarle dell’esistenza del presente Codice Etico.
PRINCIPI DI RIFERIMENTO E NORME DI COMPORTAMENTO
I soggetti che agiscono per perseguire gli obiettivi della Società operano nel rispetto dei seguenti principi: ispiratori:
- legalità, onestà e correttezza
La Società opera nel rispetto delle leggi vigenti, dell’etica professionale e delle procedure interne. Il perseguimento degli interessi della Società impedisce una condotta contraria ai principi di legalità, correttezza e onestà. I rapporti con gli interlocutori della Società sono improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto. La Società si impegna ad adottare le misure utili ed opportune affinché il vincolo del rispetto della legislazione e di tutte le norme vigenti, nonché dei principi e delle procedure a tale scopo preordinate, sia fatto proprio e praticato dai destinatari del Codice.
Nel rispetto dei suddetti principi gli operatori aziendali devono sempre rilasciare dichiarazioni afferenti la Società veritiere nel rispetto della riservatezza e dei segreti aziendali;
- trasparenza e completezza dell’informazione
E’ impegno della Società informare correttamente gli interlocutori circa la propria situazione ed il proprio andamento, senza favorire alcun gruppo d’interesse o singolo individuo; per quanto più in particolare riguarda il Bilancio e gli atri Documenti sociali viene garantita:
- un’adeguata collaborazione con i soggetti incaricati della redazione dei documenti sociali
- la completezza, la chiarezza e l’accuratezza dei dati e delle informazioni forniti
- il rispetto dei principi di compilazione dei documenti contabili.
- riservatezza delle informazioni
La Società assicura l’adozione di procedure atte a garantire la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, l’osservanza della normativa in materia dei dati personali e si astiene dal ricercare dati riservati attraverso mezzi illegali. La riservatezza è considerata un valore fondamentale.
L’Organo Amministrativo, i Dipendenti e tutti coloro che operano per il raggiungimento degli obiettivi della Società non possono divulgare o abusare di informazioni riservate o privilegiate acquisite nello svolgimento delle proprie mansioni.
I destinatari del presente Codice non possono in alcun modo utilizzare i beni aziendali in modo contrario alle disposizioni del medesimo codice (ad es. accedendo a database esterni di clienti o altri soggetti senza autorizzazione). I beni aziendali devono essere utilizzati solo nello svolgimento delle proprie mansioni di lavoro perciò, - nel pc fisso o portatile, nel tablet, nello smartphone o altra tecnologia portatile di lavoro - non possono essere memorizzate applicazioni, app e o links di terze parti non autorizzate dalla Società e non può essere archiviato materiale illegale (programmi, filmati, foto, ecc.);
- conflitti di interesse
La Società opera al fine di evitare situazioni ove i soggetti coinvolti siano, o possano apparire, in conflitto con i propri interessi;
- tutela dell’ambiente, della sicurezza e sviluppo sostenibile
Nell’ambito della propria attività, la Società si impegna ad operare nel rispetto della salvaguardia dell’ambiente, secondo i principi dello sviluppo sostenibile. La Società considera il regime di libera concorrenza fattore indispensabile per lo sviluppo della collettività economica e sociale. Si impegna pertanto a rispettarlo e a preservarlo;
- imparzialità e pari opportunità
La Società si impegna ad evitare ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri interlocutori;
- rispetto della persona, salute e sicurezza
La Società assicura il rispetto dell’integrità fisica e culturale della persona e il rispetto della dimensione di relazione con gli altri. La Società assicura che le condizioni di lavoro al proprio interno siano rispettose della dignità individuale e si svolgano in ambienti di lavoro sicuri. La Società considera un valore fondamentale la sicurezza e l’integrità fisica e morale di tutti coloro che operano per raggiungere gli obiettivi strategici aziendali. A tal fine, si impegna a promuovere il rispetto delle norme vigenti e l’osservanza delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e igiene sul lavoro, impegnandosi in una costante attività di formazione.
La Società non tollera richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge o contro il Codice, o a adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno. La Società opera nel rispetto della normativa sulla sicurezza dei luoghi di lavoro, mettendo a disposizione dei propri dipendenti strumentazioni e attrezzature efficienti e adeguatamente mantenute;
- risorse umane
Il capitale umano rappresenta per la Società una risorsa strategica, attraverso la quale è in grado di sviluppare e garantire servizi e di creare valore. A tal fine, la Società si impegna a valorizzare le proprie risorse mettendo loro a disposizione, compatibilmente alle necessità aziendali, idonei strumenti di formazione, assicurando una continua crescita professionale ed il riconoscimento dell’orientamento al risultato, riconoscendo la necessaria autonomia professionale e operativa, nel rispetto del livello di responsabilità di ciascun operatore.
Alla costituzione e per tutta la durata del rapporto di lavoro il personale riceve chiare informazioni sugli aspetti normativi, retributivi e riceve le indicazioni necessarie per svolgere adeguatamente il proprio incarico. Le informazioni riservate che riguardano i collaboratori sono trattate con modalità idonee a garantirne la massima trasparenza ai diretti interessati e l’inaccessibilità ai terzi, se non per giustificati ed esclusivi motivi di lavoro.
Tutti i Dipendenti e Collaboratori della Società si impegnano alla reciproca riservatezza ed a svolgere la propria attività con trasparenza, diligenza, professionalità nel rispetto dei valori aziendali del Codice Etico.
Ogni Dipendente tutela e salvaguarda i beni aziendali con comportamenti responsabili ed in linea con le procedure organizzative e, nei rapporti con i colleghi, si comporta in base ai principi di civile convivenza ed in spirito di piena collaborazione e lealtà.
Ogni Responsabile deve, con il proprio comportamento, rappresentare un esempio per i propri diretti Collaboratori ed operare affinché comprendano che il rispetto delle norme inserite nel Codice Etico costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro;
Il Personale di GRUPPO ERREPI Srl opera, sia nei rapporti interni e sia nei confronti degli interlocutori esterni, secondo comportamenti pienamente conformi a quanto definito dalla normativa vigente, dal Modello e dal presente Codice Etico.
Nello specifico, si impegna a:
- evitare di porre in essere, di dare causa o di collaborare alla realizzazione di comportamenti idonei ad integrare alcuna delle fattispecie di reato richiamate nel Decreto 231/2001;
- collaborare con l’Organismo di Vigilanza (OdV) nel corso delle attività di verifica e vigilanza da questi espletate, fornendo le informazioni, i dati e le notizie da esso richieste;
- segnalare all’OdV eventuali disfunzioni o violazioni del Modello e/o del Codice Etico
Il Personale può rivolgersi in qualsiasi momento all’OdV, sia per iscritto (anche a mezzo mail all’indirizzo
- fornitori
L’approvvigionamento di beni e servizi di qualsiasi tipo è effettuato sulla base di valutazioni obiettive circa qualità, utilità, prezzo e capacità dei fornitori di garantire un’efficace assistenza continuativa.
In particolare:
- gli incarichi conferiti ad eventuali aziende di servizi e/o persone fisiche che curino gli interessi economico/finanziari della Società sono redatti per iscritto.
- le funzioni competenti assicurano il controllo della avvenuta regolarità dei pagamenti nei confronti di tutti le controparti, anche mediante la verifica della coincidenza tra il soggetto a cui è intestato l’ordine e il soggetto che incassa le relative somme.
- sono rispettati scrupolosamente i requisiti minimi fissati e richiesti ai fini della selezione dei soggetti offerenti i beni e/o servizi che la Società intende acquisire
- con riferimento alla attendibilità commerciale/professionale dei fornitori e dei partner, sono richieste e ottenute tutte le informazioni necessarie
- in caso di conclusione di accordi/joint venture finalizzate alla realizzazione di investimenti, è garantita la massima trasparenza.
- rapporti con Istituzioni pubbliche ed Autorità di vigilanza, omaggi
I rapporti della Società con i rappresentanti delle Istituzioni pubbliche e di Vigilanza sono improntati a criteri di trasparenza e professionalità, in uno spirito di massima collaborazione volto al rispetto sostanziale della regolamentazione vigente.
É fatto divieto assoluto a tutti coloro che operano per perseguire gli obiettivi della Società di dare informazioni mendaci e false alle Autorità di Controllo e alle Autorità Giudiziarie.
É fatto divieto assoluto a tutti coloro che operano per perseguire gli obiettivi della Società di promettere o di offrire, direttamente o indirettamente, a Dipendenti e Funzionari di Istituzioni pubbliche ed Autorità di vigilanza, pagamenti e benefici materiali di qualsiasi entità volti a compensare un atto del loro ufficio, ovvero ad ottenere un atto contrario ai loro doveri di ufficio. È consentito effettuare omaggi di modico valore e solo in occasioni delle normali ricorrenze.
In ogni caso gli omaggi non devono in alcun modo poter essere considerati come volti ad acquisire vantaggi in modo improprio. Per parte loro, i Dipendenti e tutti i soggetti che operano per perseguire gli interessi della Società non devono accettare doni o prestazioni di qualsiasi natura da soggetti con i quali intrattengono rapporti connessi con la propria attività lavorativa, se questi eccedono i limiti previsti dalle consuetudini o se sono in ogni caso contrari alla normativa attualmente in vigore.
L’attività di sponsorizzazione a eventi o soggetti è di esclusiva competenza dell’Organo Amministrativo, che ne valuta l’opportunità, nel rispetto di principi di sana e corretta gestione.
La Società non aderisce a tali iniziative per ottenere alcun indebito vantaggio di tipo economico, ma solo con fini promozionali;
- gestione amministrativa e contabile
La tenuta della contabilità aziendale è improntata a criteri di correttezza, trasparenza e completezza.
Nelle scritture contabili sono annotate unicamente registrazioni veritiere, rispondenti alla reale natura delle operazioni inserite. Tutte le funzioni aziendali sono tenute a prestare la massima collaborazione affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità.
Per ogni rilevazione contabile che riflette una transazione societaria viene conservata un’adeguata documentazione di supporto. Tale documentazione consente di individuare il motivo dell’operazione che ha generato la rilevazione e la relativa autorizzazione. Chiunque venga a conoscenza di qualsiasi forma di falsificazione delle scritture contabili deve prontamente informare l’Organo Amministrativo;
- sistema di controllo interno
L’efficienza e l’efficacia del “sistema di controllo interno” sono condizione essenziale per lo svolgimento dell’attività della Società in coerenza con le regole ed i principi del presente Codice Etico. Ciascun destinatario del Codice Etico è responsabile, per la parte che gli compete, del sistema di controllo interno e della conformità della propria attività ai principi del Codice e ad ogni norma o procedura aziendale. In particolare, ciascun Dipendente è responsabile del buon funzionamento del “sistema di controllo interno”, nell’ambito del suo ruolo e delle sue competenze.
Nel caso di liberi professionisti, consulenti e fornitori si prevede l’utilizzo della “contestazione di inadempimento” quale strumento per sottolineare formalmente la divergenza tra l’operato di quest’ultimo e le disposizioni del Codice, richiamate nel conferimento d’incarico o nel contratto stipulato tra le parti. Alla “contestazione di inadempimento” può seguire una diffida ad esattamente adempiere oppure, nei casi più gravi, la revoca dell’incarico o la risoluzione del contratto, così come previsto dalle norme del Codice Civile, alle quali si rinvia
È previsto rimborso/risarcimento danni sulla base della valutazione di gravità effettuata dall’Organo Amministrativo in relazione al caso specifico.
Ulteriori sanzioni potranno essere previste da specifiche indicazioni dell’Organo Amministrativo o successivamente introdotte dallo stesso. Le disposizioni contenute nel presente Codice sono vincolanti anche nei confronti di soggetti terzi alla Società (per es. fornitori, consulenti, ecc.). La violazione del Codice e, comunque, la commissione di reati rilevanti ai fini dell’applicazione del presente Codice Etico da parte di tali soggetti, potrà essere considerata inadempienza contrattuale e, come tale, giustificare la risoluzione dei contratti in essere con la Società.
EFFICACIA DEL CODICE ETICO E SUE VIOLAZIONI
Il rispetto delle regole e delle procedure aziendali nonché dei contenuti del presente Codice costituisce parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei prestatori di lavoro ai sensi nella vigente normativa.
Ogni violazione delle prescrizioni contenute nel Codice Etico sarà pertanto considerata dalla Società come una violazione del rapporto di fiducia con l’azienda e potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con le relative conseguenze di legge in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà, se del caso, comportare il risarcimento dei danni derivanti dalla violazione stessa.
Le violazioni del Codice da parte di componenti degli “organi sociali” possono comportare l'adozione da parte degli “organi sociali” competenti delle misure più idonee previste o consentite dalla legge.
Le violazioni commesse da consulenti, infine, saranno sanzionabili in conformità a quanto previsto nei relativi incarichi e contratti.
L’utilizzo delle risorse informatiche e telematiche della nostra Società deve sempre ispirarsi al principio della diligenza.